‘스마트오피스’는 실험실에 상주하는 연구자 및 사무 공간의 이동이 잦은 직원들이 전자결재, 메일, 일정관리 등 그룹웨어의 주요 기능을 휴대가 간편한 스마트패드로 이용할 수 있도록 해 신속한 보고 및 의사 결정이 가능하도록 기획한 시스템이다.
핵융합연구소의 ‘스마트오피스’시스템은 특히 웹-엡(Web-App)방식을 채택해 스마트패드의 종류에 상관없이 사용할 수 있으며 스마트패드 OS의 언어설정에 따라 외국어의 경우 영문시스템으로 자동 접속하도록 구현해 WCI 등에 근무하는 외국인 연구자들의 활용을 원활하게 만들었다.
이를 통해 핵융합연구소에 근무하는 연구자들은 실험실 공간 및 기관 내 이동 중에도 업무협의가 필요한 동료와 실시간 메신저 대화와 메일 수·발신, 전자결재 진행 등 상시 업무진행현황 점검과 신속한 업무 처리가 가능해진다.
이번 핵융합연구소 ‘스마트오피스’는 운영 면에서 가장 중요한 점인 정보 보안을 강조해 개발됐으며 정보유출방지를 위해 보안상 유통이 불가한 문서는 스마트오피스시스템에서 분리하고 연구소 내부 네트워크에서만 시스템을 이용할 수 있도록 접근을 제한하고 있다.
이경수 핵융합연구소 소장은 “스마트오피스를 통해 시공간의 구애를 받지 않는 연구 환경을 구축하고 종이 없는(paperless) 업무 환경을 정착시켜 연구 효율화 및 연구 환경 선진화에 기여하겠다”고 밝혔다.
한편 핵융합연구소는 지난해 출연(연) 최초로 유·무선 통합서비스시스템(FMC: Fixed Mobile Convergence)을 구축한 이래 스마트폰 환경 하에서 구동되는 모바일 오피스에 이어 스마트오피스시스템을 도입하면서 진정한 유비쿼터스 연구환경 구축으로 공공 및 연구 기관 등에 벤치마킹 사례가 될 수 있도록 노력하고 있다.